Das visuelle Raumbuchungssystem

webbasiertes Buchungssystem für Räume, Arbeitsplätze und andere Ressourcen

Einfach und visuell Räume reservieren! Das Raumbuchungssystem von V:SCOUT ermöglicht Ihnen, Mitarbeitern und Studenten effizient Räumlichkeiten zu buchen. Buchen Sie Ihren Raum direkt im Etagenplan oder in der Liste der verfügbaren Räume. Der aktuelle Buchungsstatus wird live im Etagenplan farblich eingeblendet. So haben Sie sofort einen Überblick, welche Räume frei und welche bereits belegt sind.

Ob Konferenz-, Besprechung- oder Schulungsräume – mit einer zentralen und transparenten Verwaltung schaffen Sie eine effizientere Auslastung und faire Vergabe Ihrer Räume – und entlasten dabei das Personal.

Sie haben morgen eine Präsentation und haben vergessen einen Raum zu buchen? Oder brauchen Sie Platz für eine größere Lerngruppe? Kein Problem: mit dem Raumbuchungssystem von V:SCOUT lassen sich mit wenigen Klicks von Zuhause oder unterwegs selbstständig Räume reservieren, einsehen und bereits bestehende Buchungen stornieren.

Raumbuchung integriert in V:SCOUT

Auch in V:SCOUT – Das visuelle Leit- und Orientierungssystem kann RBS – Das Raumbuchungssystem integriert werden.  Unsere intelligente Software unterstützt Sie dabei, alle Räume so effektiv wie möglich zu verwalten. Buchen Sie direkt über V:SCOUT.

Folgende V:SCOUT Kunden haben RBS in ihrem Rauminformationssystem integriert:

Rauminformatios- & Buchungssystem
Staatsbibliothek
zu Berlin
Rauminformatios- & Buchungssystem
Universitäts­bibliothek
Darmstadt
Rauminformatios- & Buchungssystem
Universitäts­bibliothek
Augsburg
Rauminformatios- & Buchungssystem
Universitäts­bibliothek
Tübingen

Auswahlfilter für das Raumbuchungssystem

  • Strukturierte Übersicht aller Standorte und Ressourcen
  • filtern nach Standort und Ressourcen
  • mehrere Standorte in einem System
  • Auflistung der Auswahl an buchbaren Ressourcen: Arbeitsplätze , Arbeitskabinen (Carrels), Arbeitsplatzwagen zur Materialienaufbewahrung, Gruppenarbeitsplätze, Dauerschließfächer, Geräte zur Nutzung von Mikroformen

RBS ist ein webbasiertes Buchungssystem, mit dem nicht nur Räume sondern auch andere Ressourcen (Sportplätze, Fahrräder etc.) und Termine verwaltet und gebucht werden können.

Features und Vorteile

  • zu jeder Zeit Räume reservieren

  • schnell, effizient und visuell

  • bequeme Nutzung von Zuhause, unterwegs oder vor Ort
  • effektive Auslastung der Räume
  • Entlastung des Personals

  • Live Statusanzeige der Räume

  • Shibboleth, LDAP oder PAIA Integration

  • Visueller Plan

  • Liste der reservierbaren Räume

  • Belegungsstatus aller Räume in Farbe

  • Tagesansicht mit Buchungszeiten
  • Wochenansicht mit Belegungsanzeige

  • Buchungsanfragen per Klick im Plan generieren und verwalten

  • Individuelle Buchungsregeln (z.B. nur 3 Buchungen pro Woche mit max. 6Stunden)

Präzise Raumverwaltung mit der V:SCOUT Administratoransicht

Effizientes Ressourcenmanagement ist der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen. V:SCOUT bietet Administratoren hierfür ein leistungsstarkes Interface, um das Raumbuchungssystem flexibel und punktgenau zu verwalten. Erfahren Sie, wie Sie die Funktionen optimal einsetzen, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Die Funktionsbereiche im Überblick:

Strukturierung

Raumtypen und Bereiche

Ausstattung

Raumausstattungs-Definitionen

Kontrolle

Zeiträume und Regelsätze

Analyse

Buchungsberichte Massaktionen

Kommunikation

E-Mail-Vorlagen an Nutzer

Das Raumbuchungssystem bietet eine umfassende Palette an Werkzeugen. Hier sind die wichtigsten Optionen der Verwaltung:

Strukturierung: Raumtypen und Bereiche

Bevor die erste Buchung fließen kann, muss das Fundament stehen. Unter Raumtypen und Raumbereichen definieren Sie die Kategorien Ihrer Räumlichkeiten (z. B. Gruppenarbeitsraum, Hörsaal).

  • Flexibilität: Neue Typen können jederzeit mit dem angelegt und über das Listenmenü bearbeitet oder gelöscht werden.

Ausstattung und Details

Informationen zum Raum-Inventar. Über die Raumausstattungs-Definitionen legen Sie Merkmale wie „Beamer“ oder „Whiteboard“ fest. Unter Verwalten von Raumausstattungen weisen Sie diese Merkmale dann den spezifischen Räumen zu.

Kontrolle über Zeit und Regeln

Eines der mächtigsten Features sind die Zeiträume und Regelsätze:

  • Zeiträume: Legen Sie fest, wann Räume generell buchbar sind.

  • Ausnahmen: Sperren Sie gezielt Zeitfenster (z. B. in den Semesterferien oder bei Wartungsarbeiten).

  • Regelsätze: Definieren Sie die Bedingungen, unter denen Nutzer Buchungen vornehmen dürfen.

Analyse und Berichterstattung

Für eine datengestützte Verwaltung bietet V:SCOUT drei spezialisierte Berichtswerkzeuge:

Tool Nutzen
Buchungen Bericht                         Detaillierte Auswertung nach Filtern, inkl. CSV-Export.
Massaktionen Mehrere Buchungen gleichzeitig stornieren oder Status-E-Mails versenden.
Doppelbuchungsbericht Schnelle Identifikation von Terminkonflikten auf Knopfdruck.

Kommunikation leicht gemacht

Dank der integrierten E-Mail-Vorlagen können Administratoren die Kommunikation mit den Nutzern automatisieren. Ob Buchungsbestätigung oder Stornierung – einmal angelegt, funktioniert das System automatisch.

Die Administratoransicht von V:SCOUT bietet eine intuitive, tiefgreifende Kontrolle über alle Aspekte der Raumplanung. Von der ersten Definition eines Raumes bis hin zur komplexen Fehleranalyse bei Doppelbuchungen sind alle Werkzeuge nur wenige Klicks entfernt.